Sức hấp dẫn của ngành Quản trị văn phòng

Hành chính văn phòng là gì?

Thuật ngữ “Hành chính” được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau cho dù theo gốc từ Latin “Administratio”, tiếng Anh – Administration và tiếng Pháp – Administration có nghĩa là quản lý, lãnh đạo. Nó có bốn nghĩa: Hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước, hoạt động tổ chức trong lĩnh vực quản lý; Các cơ quan chấp hành của quyền lực nhà nước, bộ máy Chính phủ; Người có tổ chức, ban giám đốc, ban lãnh đạo của cơ quan, tổ chức; Người điều hành, người chịu trách nhiệm tổ chức hoạt động của một cơ quan, tổ chức. Theo nghĩa thông dụng nhất, hành chính là hoạt động quản lý.

Người làm hành chính văn phòng có vai trò và trách nhiệm hoạch định, tổ chức, quản lý và phối hợp để thực thi các thủ tục hành chính, các hoạt động xử lý thông tin, giao thức truyền thông nội bộ, kiểm soát cơ sở vật chất và giám sát nhân viên trong văn phòng …. để đảm bảo hoạt động của cơ quan tổ chức luôn đạt hiệu quả và an toàn. Do vậy, hành chính văn phòng là bộ phận không thể thiếu của bất kỳ công ty, tổ chức nào dù lớn hay nhỏ.

Trở thành nhà quản trị văn phòng có khó không?

Vai trò và trách nhiệm của nhà quản trị văn phòng trải đều trên mọi phương diện hoạt động của cơ quan, tổ chức nên yêu cầu đối với người làm công tác hành chính văn phòng có những yêu cầu cơ bản: về tố chất là một người năng động, tháo vát, quy củ, có tư duy khoa học và đầu óc sắp xếp;

về kỹ năng phải có các kỹ năng cần thiết như kỹ năng tham mưu cho các cấp lãnh đạo, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng hợp tác, làm việc nhóm, khả năng bao quát, tổng hợp, kỹ năng giao tiếp, xử lý các tình huống khéo léo, kỹ năng ngoại ngữ và kiến thức tin học văn phòng; về kinh nghiệm phải là những người “đa năng”, có nhiều kinh nghiệm trong nhiều lĩnh vực khác nhau để có thể hiểu và phối hợp tốt với tất cả các phòng ban, bộ phận khác trong cơ quan, tổ chức.

Đây là ngành học phù hợp với những sinh viên năng động, thích lập kế hoạch, có đầu óc tổ chức và quản lý, khả năng tương tác và giao tiếp tốt.

Ngành học không sợ “thất nghiệp”

Cho dù quy mô của cơ quan, tổ chức lớn hay nhỏ, loại hình doanh nghiệp trong hay nước ngoài, đơn vị kinh tế hay hành chính sự nghiệp thì hành chính văn phòng vẫn là bộ phận mà các cơ quan, tổ chức nào cũng cần đến. Chỉ riêng tại thành phố Hồ Chí Minh hiện có hơn 633.000 đơn vị kinh tế, hành chính, sự nghiệp và cơ sở tôn giáo, tín ngưỡng, trong đó có hơn 172.000 doanh nghiệp và hơn 13.000 cơ sở, chi nhánh và văn phòng trực thuộc doanh nghiệp[NTB1] . Vì vậy cơ hội làm việc rất rộng mở. Theo Báo cáo lương năm 2016 của Adecco Vietnam, mức lương của người làm công tác hành chính văn phòng từ mức 5,5  – 55 triệu đồng/ tháng tùy theo vị trí công việc, thâm niên, chức vụ và loại hình doanh nghiệp

Học quản trị văn phòng ở đâu?

Hiện có không nhiều trường đại học tại TP. HCM đào tạo ngành học này. Tại Đại học Hoa Sen, chương trình quản trị văn phòng được mở ngay từ khi thành lập trường (1991). Trong những năm qua, trường đã cung ứng cho xã hội hơn 1.200 nhân sự hiện là nhân viên, chuyên viên quản trị hành chính, thư ký… đang làm việc trong các cơ quan, doanh nghiệp tại TP. HCM và các tỉnh lân cận.[NTB2]  Năm 2017, trường đã đẩy mạnh xây dựng chương trình đào tạo chuyên ngành quản trị văn phòng bậc đại học.

Sinh viên theo học ngành này sẽ được trang bị kiến thức cơ bản như: tư duy tổ chức, quản lý công việc hiệu quả; chủ động, sáng tạo, chuyên nghiệp trong xử lý vấn đề; thành thạo nghiệp vụ hành chính, ứng dụng hiệu quả công nghệ hiện đại trong công tác quản trị văn phòng; kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm hiệu quả; kỹ năng thích ứng và hội nhập cao với môi trường làm việc nhiều thách thức của xã hội.

Sau khi tốt nghiệp, sinh viên tốt nghiệp có thể đảm đương các vị trí như: giám đốc, trưởng phòng hành chính, chánh văn phòng; thư ký, trợ lý cho các cấp lãnh đạo, các phòng ban; cán bộ giảng dạy các ngành có liên quan đến nghiệp vụ quản trị văn phòng trong các viện, trường cao đẳng và trung cấp chuyên nghiệp.