Thư ký tổng giám đốc_Công ty TNHH Phát triển căn hộ Nam Long

MỤC TIÊU:

• Hỗ trợ TGĐ trong các công việc hành chính hàng ngày.
• Có khả năng làm việc độc lập cho các dự án, từ ý tưởng đến khi hoàn thành, và đôi khi phải có khả năng làm việc dưới áp lực để xử lý nhiều hoạt động và các vấn đề bảo mật một cách thận trọng.

TRÁCH NHIỆM CHÍNH:

• Lên lịch, sắp xếp và đăng ký lịch làm việc outlook calendar của TGĐ
• Tổ chức, tham dự và ghi biên bản các cuộc họp do TGĐ chủ trì hay theo yêu cầu;
  Tiếp nhận và kiểm tra các công văn, hồ sơ, tài liệu từ các phòng ban trình TGĐ phê duyệt;
• Truyền đạt thông tin của TGĐ tới các phòng ban liên quan và theo dõi, nhận thông tin phản hồi từ các phòng ban cho TGĐ;
• Chuẩn bị công văn, bài thuyết trình, báo cáo và các hồ sơ, tài liệu khác theo yêu cầu;
• Quản lý, lưu trữ các hồ sơ, tài liệu của TGĐ;
• Thực hiện công tác hậu cần cho các chuyến công tác của TGĐ (đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, xe đưa đón, …);
• Dịch các hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu;
• Các công việc khác theo sự phân công của TGĐ.

MỐI QUAN HỆ LÀM VIỆC:

• Tất cả cán bộ nhân viên công ty;
• Tất cả chi nhánh và các bên liên quan;
• Các đơn vị, tổ chức và đối tác liên quan đến công việc thực hiện.

QUYỀN HẠN VÀ NGHĨA VỤ:

Quyền hạn:

• Đề xuất các yêu cầu liên quan đến công việc;
• Chủ động làm việc, trao đổi với TGĐ, các phòng ban;
• Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công việc;
• Yêu cầu các Bộ phận liên quan cung cấp thông tin theo nhu cầu công việc;
• Tham gia cá khóa đào tạo, huấn luyện và phát triển nhân viên theo chính sách của Công ty.

Nghĩa vụ:

• Hoàn thành các nhiệm vụ và chức năng của phòng ban và các nhiệm vụ được giao theo các Quyết định/Báo cáo của các cuộc họp định kỳ;
• Tuân thủ quy định, quy trình hoạt động, mô tả công việc của phòng ban;
• Đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành;
• Giữ gìn hình ảnh của công ty với tư cách là đại diện của công ty khi làm việc đối ngoại.

YÊU CẦU CÔNG VIỆC:

Năng lực: Liên kết năng lực cốt lõi với các giá trị cốt lõi của Nam Long

Các giá trị cốt lõi

1. Tính chính trực: Giữ lời hứa, và đúng thời gian. Bất cứ khi nào chúng ta không thể giữ lời hứa, lập tức thông báo cho các bên liên quan và làm những gì chúng ta cần làm để không làm ảnh hưởng đến việc không giữ lời hứa.
2. Tinh thần làm chủ: Chịu trách nhiệm cho công việc của chúng ta. Suy nghĩ và hành động để hoàn thành các mục tiêu chung của gia đình ADC và chia sẻ kết quả.
3. Tính chuyên nghiệp: Thành thạo và khéo léo trong việc thực hiện các trách nhiệm và chuyên môn của chúng ta, hiểu và tuân thủ các quy định, để đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của khách hàng nội bộ và bên ngoài.

Năng lực cốt lõi

1. Kỹ năng lãnh đạo
2. Làm việc nhóm
3. Đánh giá và quyết định
4. Kỹ năng giao tiếp & lắng nghe
5. Hướng đến kết quả

Năng lực chuyên môn

Khả năng phân tích và đàm phán kết hợp với kỹ năng giao tiếp, xây dựng mối quan hệ làm việc và làm việc nhóm.

Trình độ chuyên môn và kinh nghiệm​​​​

*  Trình độ

• Chuyên ngành về Quản trị kinh doanh / Anh văn / lĩnh vực liên quan.
• Ưu tiên chuyên ngành Thư ký văn phòng
• Ưu tiên ứng viên có Chứng chỉ Nghiệp vụ Thư ký văn phòng, Trợ lý Tổng Giám Đốc

* Kinh nghiệm làm việc:

• Có kinh nghiệm về quản lý hồ sơ, tài liệu.
• Có kinh nghiệm về dịch thuật.

* Kỹ năng và Chuyên môn:

• Sử dụng thành thạo MS office, Outlook calendar.
• Có sự hiểu biết chung về các hoạt động quản trị của doanh nghiệp.
• Có khả năng tổ chức, triển khai công việc một cách độc lập.
• Quản lý thời gian tốt.