Làm Việc Từ Xa: Các Cơ Hội Và Thách Thức
Đại dịch COVID-19 đã buộc nhiều doanh nghiệp phải linh hoạt thay đổi cách thức hoạt động, chuyển sang hình thức làm việc từ xa thay vì làm việc trực tiếp tại công ty. Các công cụ hỗ trợ làm việc từ xa được triển khai để tối ưu hóa hiệu suất làm việc và giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên một cách hiệu quả. Tuy nhiên, theo nhiều dự báo, làm việc từ xa không chỉ là giải pháp tạm thời mà dần trở thành xu hướng lâu dài đối với cả doanh nghiệp trong nước lẫn quốc tế. Vậy đâu là mô hình làm việc từ xa hiệu quả? Làm việc từ xa mang lại lợi ích cũng như thách thức gì? Và Những công cụ nào nên được doanh nghiệp lựa chọn?
1. Làm việc từ xa là gì?
Làm việc từ xa là hình thức người lao động tận dụng các thiết bị công nghệ hiện đại để làm việc từ bất kỳ địa điểm nào thay vì phải có mặt tại văn phòng. Với sự hỗ trợ của internet, nhân viên có thể hoàn thành nhiệm vụ được giao tại nhà, quán cà phê hoặc bất cứ nơi nào có kết nối. Một số doanh nghiệp cũng sẽ quản lý, giám sát hiệu suất làm việc của nhân viên thông qua các phần mềm và hệ thống làm việc từ xa.
2. Xu hướng làm việc từ xa tại Việt Nam
Làm việc từ xa đã trở thành một xu hướng không thể thiếu trên toàn cầu. Theo báo cáo của PwC, công ty tư vấn hàng đầu thế giới, xu hướng này đã có sự phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam, đặc biệt trong bối cảnh COVID-19.
Theo nghiên cứu của PwC năm 2021, 82% số người khảo sát tin rằng làm việc từ xa sẽ là xu hướng bền vững trong tương lai, ngay cả khi đại dịch kết thúc. PwC Việt Nam cũng ghi nhận rằng 80% doanh nghiệp hiện tại coi làm việc từ xa là một lựa chọn thiết yếu, phù hợp với yêu cầu của thị trường lao động hiện nay và trong tương lai.
Báo cáo còn chỉ ra rằng 19% nhân viên mong muốn làm việc từ xa hoàn toàn, 22% thích làm việc từ xa một ngày mỗi tuần hoặc ít hơn, và 33% mong muốn mô hình kết hợp (hybrid) giữa văn phòng và làm việc tại nhà. Để phát triển mô hình hybrid hiệu quả, doanh nghiệp đã xây dựng ba nguyên tắc làm việc từ xa như sau:
- Thay đổi phong cách quản lý: Tập trung vào hiệu quả, trao quyền cho nhân viên và triển khai tư duy AGILE.
- Quản lý tăng cường hiệu suất: Áp dụng quản trị theo mục tiêu, thiết lập chính sách và quy trình, và duy trì nhiều kênh giao tiếp.
- Xây dựng mối quan hệ bền vững với nhân viên: Phát triển các phương pháp làm việc tại nhà hiệu quả, chú trọng sự gắn kết và tạo dựng tinh thần đoàn kết qua các hoạt động tương tác.
3. Cơ hội khi làm việc từ xa
Hình thức làm việc này đã mở ra nhiều cơ hội lớn cho cả nhân viên và doanh nghiệp. Từ việc tiết kiệm thời gian, chi phí đến tăng khả năng tiếp cận nhân tài toàn cầu, hình thức làm việc này đang tạo ra một cách thức mới để gia tăng hiệu quả và năng suất. Việc phát triển kỹ năng làm việc từ xa không chỉ giúp tăng cường năng lực tự giác và kỷ luật, mà còn mở rộng cơ hội làm việc trong các môi trường quốc tế. Nếu bạn đang tìm kiếm cơ hội học tập quốc tế ngay tại Việt Nam, chương trình liên kết Hoa Sen – De Montfort sẽ là bước đệm vững chắc giúp bạn phát triển sự nghiệp toàn cầu. Dưới đây là những lợi ích, cơ hội nổi bật của làm việc từ xa mà doanh nghiệp và người lao động có thể khai thác để phát triển bền vững.
Tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển
Theo cách thức này, nhân viên tiết kiệm đáng kể thời gian đi lại và chi phí liên quan như xăng xe hoặc vé phương tiện công cộng. Làm việc tại nhà cũng giúp giảm thiểu căng thẳng khi tránh được tắc đường, ô nhiễm không khí và tiếng ồn từ giao thông, giúp nhân viên bắt đầu ngày làm việc một cách thư thái hơn.
Linh hoạt trong thời gian và không gian làm việc
Làm việc tại nhà cho phép nhân viên tùy chọn không gian, trang phục và phương pháp làm việc phù hợp nhất với bản thân, giúp nâng cao hiệu quả làm việc so với việc bị ràng buộc theo một phong cách cố định tại văn phòng.
Gia tăng sự tập trung vào công việc
Khi làm việc từ xa, nhân viên ít bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn văn phòng, đồng nghiệp hoặc các cuộc trò chuyện không cần thiết. Điều này giúp họ tập trung tốt hơn vào nhiệm vụ và tăng hiệu quả công việc.
Giảm căng thẳng
Làm việc tại nhà giúp nhân viên kiểm soát căng thẳng dễ dàng hơn, nhờ việc có thể nghỉ giải lao hoặc vận động nhẹ nhàng bất cứ lúc nào để giảm mệt mỏi và tăng năng lượng.
Cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Làm việc từ xa mang lại cho nhân viên thêm thời gian dành cho cuộc sống cá nhân, giúp họ duy trì sự cân bằng giữa công việc và gia đình.
Giảm chi phí thuê văn phòng
Với mô hình làm việc như thế, thời gian nhân viên hiện diện tại văn phòng giảm, giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí thuê mặt bằng. Nếu áp dụng hiệu quả, công ty có thể cắt giảm đến 30% chi phí liên quan so với mô hình làm việc truyền thống.
Mở rộng cơ hội tuyển dụng và hợp tác với nhân viên ở các khu vực khác nhau
Làm việc từ xa cho phép doanh nghiệp tuyển dụng nhân viên từ nhiều địa phương, thậm chí từ các quốc gia khác nhau. Điều này mang lại lợi thế cạnh tranh, giúp doanh nghiệp mở rộng kiến thức về các thị trường mới và nâng cao hiệu suất. Đồng thời, đội ngũ trong nước cũng có cơ hội học hỏi kỹ năng và kinh nghiệm từ nhân sự quốc tế.
4. Thách thức khi làm việc từ xa
Dù làm việc từ xa mang lại nhiều cơ hội, các doanh nghiệp cũng phải cân nhắc một số thách thức mà mô hình này đặt ra. Làm việc từ xa yêu cầu tính kỷ luật cao ở nhân viên và có thể làm giảm hiệu quả giao tiếp giữa các thành viên. Dưới đây là một số điểm mà doanh nghiệp cũng như người đi làm cần xem xét trước khi triển khai áp dụng.
Đòi hỏi tính kỷ luật và tự giác cao
Làm việc trong không gian thoải mái tại nhà dễ khiến nhân viên mất tập trung và giảm hiệu suất. Nhân viên có thể dành quá nhiều thời gian cho các hoạt động cá nhân, kéo dài thời gian nghỉ trưa hoặc bị phân tâm bởi các công việc gia đình. Điều này có thể dẫn đến chậm tiến độ và ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc.
Giao tiếp và trao đổi thiếu hiệu quả
Việc giao tiếp qua internet thường không thể đạt hiệu quả cao như khi gặp trực tiếp. Nhân viên phải chờ đợi tin nhắn hoặc lên lịch họp, dẫn đến mất nhiều thời gian hơn trong việc trao đổi và giải quyết công việc.
Yêu cầu khả năng tự xử lý vấn đề
Trong môi trường làm việc tại văn phòng, nhân viên dễ dàng hỏi ý kiến đồng nghiệp hoặc cấp trên. Ngược lại, làm việc từ xa yêu cầu nhân viên phải tự tìm cách xử lý các vấn đề phát sinh và phát triển kỹ năng cá nhân khi thiếu sự hỗ trợ tức thời.
Giảm sự gắn kết với đồng nghiệp
Làm việc từ xa khiến việc tương tác chủ yếu diễn ra qua internet, làm giảm sự kết nối và gắn bó giữa các đồng nghiệp. Điều này có thể ảnh hưởng đến tinh thần làm việc nhóm và khó xây dựng một văn hóa làm việc gắn kết.
Thách thức trong việc quản lý nhân sự từ xa
Do không thể giám sát trực tiếp, doanh nghiệp phải phụ thuộc vào các công cụ quản lý như email, báo cáo và họp trực tuyến. Việc này đòi hỏi quy trình quản lý chặt chẽ hơn và các công cụ hỗ trợ để đảm bảo tính minh bạch và trung thực từ phía nhân viên.
5. Các mô hình làm việc từ xa phổ biến hiện nay
Hiện nay, trên toàn thế giới có nhiều mô hình làm việc từ xa đa dạng. Vậy mỗi mô hình này có điểm khác biệt nào? Dưới đây là một số mô hình làm việc từ xa phổ biến, cùng với những lợi ích và thách thức riêng mà các doanh nghiệp cần cân nhắc khi áp dụng.
5.1 Mô hình 1: Làm việc từ xa linh hoạt về thời gian (Fully Remote – Asynchronous)
Trong mô hình này, các nhân viên hoàn toàn làm việc từ xa và có thể chọn thời gian làm việc linh hoạt. Thường áp dụng cho các công ty với nhân viên làm việc từ nhiều quốc gia khác nhau, mô hình này cho phép nhân viên hoàn thành công việc ở bất kỳ nơi đâu, vào bất kỳ thời điểm nào, miễn là đáp ứng đúng hạn công việc. Ví dụ, các cộng tác viên viết bài có thể làm việc tự do miễn đảm bảo sản phẩm theo yêu cầu.
Ưu điểm:
- Nhân viên có sự linh hoạt tối đa về thời gian và địa điểm làm việc.
- Doanh nghiệp có thể duy trì hoạt động 24/7 nhờ sự phân bổ nhân sự trên nhiều khu vực.
- Giúp giảm chi phí thuê nhân sự bằng cách điều chỉnh mức lương phù hợp theo khu vực.
Nhược điểm:
- Sự chênh lệch về thời gian làm việc có thể gây khó khăn trong việc tạo sự kết nối giữa các nhân viên.
- Quản lý gặp thách thức khi xử lý vấn đề nhanh chóng do chênh lệch múi giờ và khoảng cách địa lý.
5.2 Mô hình 2: Làm việc từ xa đồng bộ (Fully Remote – Synchronous)
Khác với mô hình trước, ở mô hình đồng bộ, nhân viên làm việc từ xa nhưng theo một múi giờ thống nhất, thường là trong cùng một khu vực địa lý. Các nhiệm vụ cần được thực hiện trong thời gian thực để đảm bảo tính đồng bộ và hiệu quả phối hợp.
Ưu điểm:
- Cải thiện khả năng giao tiếp và hợp tác giữa các phòng ban.
- Cho phép nhân viên tương tác theo thời gian thực, giúp xử lý vấn đề nhanh chóng.
Nhược điểm:
- Khó phục vụ khách hàng ngoài giờ làm việc do hạn chế về thời gian hoạt động.
- Khó tuyển dụng nhân sự quốc tế do khác biệt múi giờ.
5.3 Mô hình 3: Làm việc kết hợp (Hybrid)
Trong mô hình này, doanh nghiệp kết hợp nhân viên làm việc từ xa và tại văn phòng. Nhân viên có thể làm tại nhà vào một số ngày trong tuần và đến văn phòng vào những ngày còn lại, tạo sự linh hoạt và giảm tải chi phí văn phòng.
Ưu điểm:
- Mở rộng khả năng tuyển dụng nhân sự ngoài khu vực công ty.
- Giảm chi phí văn phòng nhờ việc luân phiên nhân sự làm việc từ xa.
Nhược điểm:
- Khó duy trì kết nối giữa nhân viên làm việc từ xa và tại văn phòng.
- Đòi hỏi nhân viên có sự linh hoạt cao trong công việc và cân bằng giữa cuộc sống cá nhân và công việc.
5.4 Mô hình 4: Làm việc từ xa một phần (Partially Remote)
Nhân viên có thể làm việc từ xa vào một số ngày cố định trong tuần, tùy theo sắp xếp của quản lý, tạo sự linh hoạt trong lịch trình và giúp nhân viên dễ thích nghi với mô hình làm việc từ xa.
Ưu điểm:
- Giúp nhân viên quản lý thời gian và tạo sự thoải mái hơn khi làm việc.
- Giảm chi phí vận hành và duy trì văn phòng.
Nhược điểm:
- Cần quản lý ngân sách cẩn thận để đáp ứng chi phí phát sinh khi giảm sử dụng văn phòng.
5.5 Mô hình 5: Mô hình ưu tiên làm việc từ xa (Remote-First Work)
Trong mô hình này, nhân viên chủ yếu làm việc tại nhà, chỉ một số ít nhân viên có nhu cầu sử dụng thiết bị đặc thù mới cần đến văn phòng. Ví dụ, nhân viên marketing có thể làm việc từ xa, trong khi nhân viên kỹ thuật có thể cần làm việc tại văn phòng.
Ưu điểm:
- Tăng cường sự linh hoạt cho nhân viên khi làm việc tại nhà.
- Giảm chi phí thuê mặt bằng văn phòng khi chỉ cần diện tích nhỏ hơn.
Nhược điểm:
- Khó xây dựng kết nối và gắn bó giữa nhân viên làm từ xa và tại văn phòng.
- Gây ra sự khác biệt giữa nhân viên làm việc từ xa và tại văn phòng về quyền lợi.
5.6 Mô hình 6: Ưu tiên làm việc tại văn phòng (Office-First Work)
Khác với các mô hình làm việc từ xa, mô hình này yêu cầu phần lớn nhân viên làm việc tại văn phòng, chỉ có một thời gian hạn chế làm việc từ xa, thường là một vài ngày trong tháng, để hỗ trợ các nhu cầu cá nhân.
Ưu điểm:
- Nhân viên có thể cân bằng cuộc sống cá nhân và công việc nhờ thời gian làm việc tại nhà linh hoạt.
- Giảm chi phí duy trì văn phòng ở mức tối thiểu.
Nhược điểm:
- Việc kiểm soát số ngày công có thể gặp khó khăn do số lượng nhân viên làm việc tại văn phòng không đồng đều.
- Tốn kém trong việc duy trì mặt bằng văn phòng nếu có nhiều nhân viên chọn làm việc tại văn phòng cùng lúc.
6. Các công cụ và phần mềm hỗ trợ làm việc từ xa
Để hỗ trợ các mô hình làm việc từ xa trở nên hiệu quả và thuận tiện, nhiều công cụ và phần mềm đã được phát triển nhằm tăng cường khả năng giao tiếp, quản lý công việc, chia sẻ tài liệu và đảm bảo tiến độ công việc trong môi trường làm việc không đồng bộ. Dưới đây là một số công cụ làm việc từ xa phổ biến nhất hiện nay:
6.1 Công cụ quản lý dự án và công việc
- Trello: Ứng dụng quản lý dự án dựa trên phương pháp Kanban giúp theo dõi nhiệm vụ, tiến độ, và giao tiếp trong nhóm qua các bảng (boards) trực quan.
- Asana: Hỗ trợ quản lý nhiệm vụ theo lịch trình chi tiết, dễ dàng phân công công việc và theo dõi deadline, rất phù hợp cho các đội nhóm cần sự phối hợp chặt chẽ.
- Monday.com: Một công cụ quản lý dự án đa năng, giúp theo dõi nhiều dự án và nhóm khác nhau thông qua các bảng công việc và biểu đồ linh hoạt, phù hợp với mọi mô hình làm việc từ xa.
6.2 Công cụ giao tiếp và họp trực tuyến
- Zoom: Phần mềm hội họp trực tuyến phổ biến, cho phép cuộc họp video với số lượng lớn người tham gia, tính năng chia sẻ màn hình và ghi lại cuộc họp.
- Microsoft Teams: Cung cấp tính năng chat nhóm, gọi video, và tích hợp sâu với các công cụ Microsoft như Word, Excel và Outlook, phù hợp với các tổ chức làm việc nhóm.
- Slack: Nền tảng chat nhóm với các kênh (channels) riêng biệt, giúp dễ dàng quản lý giao tiếp trong công việc theo từng dự án hoặc nhóm.
6.3 Công cụ chia sẻ và lưu trữ tài liệu
- Google Workspace (Google Drive, Docs, Sheets): Bộ công cụ văn phòng trực tuyến từ Google, cho phép làm việc và chia sẻ tài liệu đồng thời, hỗ trợ công việc từ xa một cách hiệu quả.
- Dropbox: Giải pháp lưu trữ dữ liệu trên đám mây, cho phép chia sẻ và truy cập tài liệu mọi lúc, đồng thời hỗ trợ chia sẻ link đến tài liệu một cách bảo mật.
- OneDrive: Tích hợp chặt chẽ với Microsoft Office, giúp lưu trữ và chia sẻ tài liệu dễ dàng trong nội bộ và với các đối tác bên ngoài.
6.4 Công cụ theo dõi thời gian và năng suất làm việc
- Toggl Track: Phần mềm theo dõi thời gian giúp ghi lại thời gian làm việc cho từng nhiệm vụ, hỗ trợ người lao động và quản lý kiểm soát hiệu quả công việc.
- Clockify: Miễn phí và dễ sử dụng, Clockify hỗ trợ theo dõi thời gian và báo cáo năng suất, giúp các đội nhóm làm việc từ xa kiểm soát tốt hơn tiến độ công việc.
- RescueTime: Theo dõi hoạt động trên máy tính và đưa ra báo cáo chi tiết về năng suất, từ đó giúp nhân viên có cái nhìn rõ ràng hơn về hiệu suất làm việc của mình.
6.5 Công cụ hỗ trợ quản lý và phân tích hiệu suất
- Basecamp: Giải pháp quản lý công việc từ xa, hỗ trợ phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và giao tiếp nhóm, rất phù hợp với các công ty có đội ngũ phân tán trên nhiều khu vực.
- Hubstaff: Kết hợp tính năng theo dõi thời gian và chụp màn hình giúp quản lý có cái nhìn tổng thể về năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên từ xa.
- Jira: Công cụ quản lý dự án chuyên nghiệp cho các đội kỹ thuật, giúp lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và báo cáo kết quả dự án, đặc biệt hữu ích cho các nhóm phát triển phần mềm.
7. Tổng kết
Tổng kết lại, làm việc từ xa đang mở ra nhiều cơ hội phát triển cho người lao động và doanh nghiệp trong thời đại số hóa. Mặc dù còn tồn tại một số thách thức, nhưng nếu có sự chuẩn bị kỹ càng về kỷ luật, kỹ năng giao tiếp, và khả năng tự giải quyết vấn đề, các cá nhân hoàn toàn có thể tận dụng lợi ích mà mô hình này mang lại. Việc nắm vững các công cụ hỗ trợ làm việc từ xa và hiểu rõ các mô hình phù hợp sẽ giúp bạn đạt hiệu suất cao hơn, dù làm việc ở bất kỳ đâu. Để tận dụng hiệu quả các cơ hội làm việc từ xa và đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thị trường quốc tế, bạn có thể tham khảo chương trình liên kết quốc tế Hoa Sen – De Montfort, nơi cung cấp nền tảng vững chắc và các kỹ năng cần thiết cho sự nghiệp toàn cầu.
Xem thêm:
- Trải Nghiệm Sinh Viên Hoa Sen De Montfort Nổi Bật Tháng 10/2024
- Học Cử Nhân Quốc Tế 3 Ngành Hot: Marketing, Kinh Doanh Quốc Tế; Thiết Kế Đồ Họa Tại Hoa Sen – De Montfort
- Du Học Tại Chỗ Là Gì? Cơ Hội Du Học Tại Chỗ Cùng Chương Trình Hoa Sen – De Montfort
——————————————–
LIÊN HỆ TƯ VẤN: Chương trình Hoa Sen – De Montfort (Viện Đào tạo Quốc tế – Đại học Hoa Sen)
Đăng ký xét tuyển trực tuyến tại đây
Đăng ký nhận tư vấn tại đây
📍Địa chỉ: Phòng 1007, Lầu 10, 08 Nguyễn Văn Tráng, P. Bến Thành, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
